شاخصهای کلیدی عملکرد فرزندان عصر دیجیتال هستند. در عصر دیجیتال، بررسی‌های کیفی جای خود را به اندازه‌گیری‌های دقیق با معیارهای قابل رهگیری داده‌اند. معیاری که بتوایند اندازه گیری کنید، شما را به اهدافتان نزدیک می‌کند.
KPI یعنی چه؟
KPI ها معیارهایی قابل اندازه گیری برای سنجش میزان موفقیت شرکت در رسیدن به اهداف هستند. KPI ها در سطوح بالاتر اهداف کلی شرکت و در سطوح جزئی‌تر، اهداف تیم‌ها و دپارتمان‌ها را مشخص می‌کنند.
KPI ها معیارهایی قابل اندازه گیری برای سنجش میزان موفقیت شرکت در رسیدن به اهداف هستند.
شاخصهای کلیدی عملکرد چه فوایدی دارند؟
پیتر دراکر، یکی از مشهورترین نظریه پردازان مدیریت، می‌گوید: «آنچه قابل اندازه‌گیری باشد، انجام می‌شود.» این جمله به تنهایی، لزوما استفاده از KPIها را نشان می‌دهد. شاخصهای کلیدی عملکرد می‌توانند:
- اهداف تیم‌ها را مشخص کنند.
- نقاط عطف و محرک‌هایی برای پیشرفت باشند.
- زاویه دیدی مناسب برای تصمیم گیری ارائه دهند.
- پایه‌هایی برای تعیین استراتژی باشند.
- به تصمیم گیری ها بعدی تحلیلی ببخشند.
تفاوت شاخصهای کلیدی عملکرد با معیارهای عادی چیست؟
تفاوت شاخصهای کلیدی عملکرد با معیارهای عادی در اهمیت آن‌ها است. شاخصهای کلیدی عملکرد باید به دقت بررسی شوند و تاثیر زیادی بر نتایج کلی تصمیمات شما دارند. آن‌ها ابعاد مختلف استراتژی شما را بررسی کرده و نشان می‌دهند چه چیزی کارامد است و چه چیزی نه. در مقابل آن‌ها، معیارهای عادی تنها ابزاری برای بررسی بازدهی روزمره هستند و قدرت اثرگذاری KPIها را ندارند.
انواع KPI
شاخصهای کلیدی عملکرد انواع مختلفی دارند. بعضی از آن‌ها پیشرفت ماهانه در جهت یک هدف را بررسی می‌کنند و بعضی برای اندازه‌گیری اهداف بلندمدت‌تر هستند. نقطه‌ی اشتراک KPIها، پیوند آن‌ها با اهداف استراتژیک است. این شاخص‌ها، به گروه‌های زیر تقسیم می‌شوند:
- استراتژیک
- عملیاتی
- واحدهای کارا
- آینده نگر و گذشته‌نگر
استراتژیک
این شاخص‌ها، اهداف کلی ارگان را بررسی می‌کنند. مدیرعامل‌ها اغلب یک یا دو KPI را برای سنجش کیفیت عملکرد ارگان در نظر می‌گیرند؛ شاخص‌هایی مثل نرخ بازگشت سرمایه، فروش و سهم بازار.
عملیاتی
این دست از شاخص‌ها کلیدی عملکرد را در بازه‌های کوچکتری بررسی می‌کنند و بیشتر بر پروسه‌ها و بازدهی آن‌ها تمرکز دارند. فروش در یک ناحیه‌ی خاص، یا خرج ماهانه‌ی ایاب و ذهاب، به این گروه از شاخص‌ها تعلق دارند.
واحدهای کارا
بسیاری از KPIها به کارکردهای به خصوصی مثل IT یا حسابداری تعلق دارند. مثلاً شاخصهای مرتبط با حسابداری، می‌توانند میزان سود در بازه‌ای مشخص باشند. این دست از شاخص‌ها را می‌توان متعلق به یکی از دو گروه بالا نیز دانست.
آینده‌نگر و گذشته‌نگر
جدای از استراتژیک یا عملیاتی بودن یک واحد شاخص عملکردی، باید بدانید شاخصهای شما آینده‌نگر هستند یا گذشته‌نگر. گروه اول نتایج را پیشبینی می‌کنند و گروه دوم آنچه تا به آن لحظه رخ داده را ارزیابی می‌کنند.
چند سوال مهم پیش از تعریف KPI
از آنجا که این شاخص‌ها همه از اهمیت بالایی برخوردارند، انتخاب درست آن‌ها اهمیت زیادی دارد. قبل از تعریف یک شاخص کلیدی، بهتر است سوالات زیر را از خود بپرسید:
- نتیجه‌ی مدنظر چیست؟
- چرا این نتیجه اهمیت دارد؟
- چگونه می‌خواهیم میزان پیشرفت را اندازه بگیریم؟
- چگونه می‌توان به نتیجه‌ی مورد نظر رسید؟
- نقش ما در این پروسه چیست؟
- چگونه بفهمیم به هدف دست یافته‌ایم؟
- پیشرفت هرچند وقت یک بار باید اندازه‌گیری شود؟
KPI SMART
SMART در لغت به معنای هوشنمند است و در عین حال، از کنار هم گذاشتن حرف اول کلمات زیر به دست آمده است:
- Specific: آیاد هدف شما دقیق و واضح است؟
- Measure: می‌توانید پیشرفت در جهت هدف را اندازه گیری کنید؟
- Attainable: آیا رسیدن به این هدف واقع گرایانه است؟
- Relevant: هدف شما تا چه اندازه با کسب و کارتان سازگار است؟
- Time-frame: مقید به زمان هستید یا نه؟
یک شاخص کلیدی عملکرد هوشمندتر
با تبدیل یک شاخص SMART به SMARTER، دو نکته‌ی پراهمیت زیر نیز اضافه می‌شوند:
- Evaluate: میزان پیشرفت خود را به دقت بررسی کنید.
- Reevaluate: از زاویه‌ی دید دیگری به مسئله نگاه کنید. مثلاً اگر رسیدن به هدف آسان بود، شاید هدفتان بیش از حد ساده بوده است.
سه نکته برای انتخاب بهتر شاخص کلیدی عملکرد:
- پراهمیت‌ترین شاخصهای کلیدی عملکرد را انتخاب کنید: سعی کنید تعادل را میان انواع KPIهای ذکر شده رعایت کنید. مجموعه‌ای متعادل از شاخص‌ها، هم عملکرد گذشته را به خوبی تحت نظر دارد و هم آینده‌ای تضمین شده پیش رو دارد.
- فرهنگی KPI محور را جا بیندازید: شاخصهای کلیدی عملکرد بدون فرهنگی که عمل به آن‌ها را تشویق می‌کند، بی اهمیت هستند. کارمندان را تشویق به استفاده از KPIها کنید، نحوه‌ی انتخاب و عملکردشان را برای آن‌ها توضیح دهید.
- تکرار و بازبینی را فراموش نکنید: KPIها باید مدام بروز رسانی شوند. با تغییرات بازار، مشتری و ارگان، اهداف و شاخص‌ها نیز باید در حهت هماهنگی با آن‌ها تغییر کنند.