۶ نکته‌ی کارآمد برای مدیریت تیم در سال ۲۰۲۱

تنها کار کردن به ندرت به موفقیت ختم می‌شود. برای همین، مدیریت درست تیم ها اهمیت زیادی دارد.

استعداد بازی را می‌برد ولی کار تیمی و هوش، جام‌های قهرمانی را.

مایکل جوردن

در این مقاله، شما می‌آموزید:

• چرا مدیریت تیم‌ها اهمیت دارد؟
• یک تیم به خوبی مدیریت شده چه خصوصیاتی دارد؟
• چطور مهارت‌های مدیریت تیم خود را افزایش دهیم؟
• شش نکته‌ی کارآمد در مدیریت‌ تیم‌ها

مدیریت تیم چیست؟ چرا مدیریت درست تیم‌ها اهمیت دارد؟

مدیریت تیم، مهارت یک ارگان یا مدیر در هدایت و هماهنگی‌ تیم‌ها برای به سرانجام رساندن کارها و رسیدن به اهدافی مشترک است. مدیریت تیم به طور معمول چند المان ثابت دارد:

• مدیر
• تیم
• ارتباطات
• تعیین اهداف
• نرم‌افزار مدیریت پروژه

مدیریت بهینه‌ی تیم‌ها حیاتی است؛ به این علت که به کارمند‌های باانگیزه و فعال نیاز دارد. بیایید سه فایده‌ی اصلی مدیریت تیم و فرهنگ محل کار را بررسی کنیم. یادمان نرود که یک رهبر خوب، باید بر ایجاد بهترین فضای کاری تمرکز کند تا روحیات، توانایی کار تیمی و میزان بازدهی بالا برود.

۱.کارمندان خوشحال‌تر

فرهنگ صحیح محل کار و بالا بودن روحیات کارمندان اهمیت بالایی دارد. از آنجا که فرهنگ تاثیری مستقیم بر روی خوشحالی کارمندان می‌گذارد، به نوع فرهنگی که قصد دارید بنا کنید، به خوبی بیندیشید و افرادی را استخدام کنید که با فرهنگتان تناسب داشته باشند. به هرحال، این در حوزه‌ی اختیارات شما است. به تازگی یک تحقیق نشان داده که حمایت از طرف بخش‌های مدیریت و رهبری، مهم‌ترین المان فرهنگ محیط کار است.

۲.کارمندان با بازدهی بیشتر

مدیریت کارآمد تیم‌ها، می‌تواند فرهنگی را شکل دهد که کارمندان در آن پیشرفت می‌کنند. تحقیقی نشان می‌دهد که ۷۷% کارمندان آمریکایی معتقد هستند که فرهنگ تاثیر شگرفی بر توانایی انجام درست کارهای آن‌ها دارد.

۳.کاهش نرخ جایگزینی کارمندان

تحقیقی در سال ۲۰۱۹ نشان داده که ۸۱% صاحبان کسب و کارها معتقدند که جایگزینی کارمندان امری هزینه‌بر است. این تحقیق اشاره می‌کند که کسب و کارهای آمریکایی، سالانه ۱.۱ میلیارد دلار صرف جست و جو برای کارمندان جایگزین می‌کنند. این تحقیق ارتباطات ضعیف، مثل درگیری کارمندان با رئسا و همکاران، را دومین دلیل استعفای کارمندان عنوان کرده است. با این وجود، مشخص می‌شود که مدیران باید فرهنگی صحیح را ایجاد کنند تا بهترین کارمندشان از دستشان نروند.

چه چیز یک مدیر خوب را می‌سازد؟

البته که هیچ متر و معیار ثابتی برای سنجش یک مدیر خوب وجود ندارد. با این حال موارد زیادی هستند که برای شناسایی یک تیم کارا که مدیریت خوبی دارد، استفاده می‌شوند. یک مدیر موفق است زمانی که کارمندان:

• دید صحیحی از وظایف خود داشته باشند.
• میل به دستیابی به اهداف تیم و ارگان داشته باشند.
• به طور مستمر توسط ناظران و مدیران ارزیابی شوند.
• مدیرانی داشته باشند که همواره نقدها و نظرات آن‌ها را بشنوند.

۶ مهارت کلیدی برای مدیریت تیم

۱.ارتباطات مستقیم و شفافیت میان اعضا و مدیریت

کارمندان از خطا در ارتباطات بیزار هستند چرا که نشان‌دهنده‌ی گمراهی و اضطراب است. در سال ۲۰۱۹، ۸۰% کارمندان آمریکایی اعلام کردند که به علت ارتباطات غیرموثر و ناکارا، دچار اضطراب شده‌اند.

مهارت‌های ارتباطی موثر برای شفافیت کارها، ددلاین‌ها و اهداف حیاتی هستند. این شفافیت به تیم اجازه می‌دهد تا بر روی فعالیت و همکاری‌ کردن با هم تمرکز کنند. از سوی دیگر، ارتباطات مجازی ضعیف میان کارمندان روحیه و کیفیت فعالیت‌ها را پایین می‌آورد. این موضوع باعث کاهش رضایت مشتریان خواهد شد.

یک پتلفرم ارتباط کاری، می‌تواند به مدیران و اعضای تیم‌ها کمک کند تا بهتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. برای مثال، یک مدیر می‌تواند از یک برنامه‌ی مدیریت پروژه برای بازبینی قرارها، کارها و پیشرفت فرآیند استفاده کند.

2.ارائه‌ی زاویه‌ دیدی واضح

در تحقیقی در سال ۲۰۱۹، عموم مدیران اعلام کردند که روی اصول پیش بردن تیم برای رسیدن به اهداف بخش مهمی از مسئولیت آن‌ها است.

با این حال، مدیری که نمی‌تواند به خوبی هدف اصلی را ببیند، نمی‌تواند به اعضای تیم خود در ماندن در مسیر دست کمک کند.

مدیران در بسیاری از موارد هدف اصلی خود را گم می‌کنند و در اهداف و مشکلات روزمره غرق می‌شوند. چه مدیر تیم‌های بزرگ باشند و چه تیم‌های کوچک.

مدیری که مسیر اصلی را گم می‌کند می‌تواند کارمندان خود را گیج و سرگردان بکند.

داشتن دیدی واضح که اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت تیم‌ها، پروژه‌ها و ارگان را مشخص کند، بهترین روش برای متمرکز ماندن مدیران و کارمندان است. مدیران‌ می‌توانند از نرم‌افزار‌های مدیریت تیم، برای لیست کردن و رهگیری اهداف استفاده کنند.

۳.تشویق همکاری میان اعضا

کارمندانی که می‌گویند احساس می‌کنند عضوی از یک تیم هستند، ۲.۳ برابر بیشتر به فعالیت در محیط کار علاقه‌مند هستند. پس اگر کار تیمی به افزایش فعالیت منجر می‌شود، چه چیزی کار تیمی را ایجاد می‌کند؟

همکاری‌های کارا، برای تحویل به موقع و عاری از درگیری پروژه‌ها حیاتی است. مدیران باید از نرم‌افزارها برای افزایش همکاری استفاده کنند چرا که از آن‌ها انتظار می‌رود. اکثر کارمندان جوان انتظار دارند تا از تکنولوژی برای حل مسائل استفاده شود. از پلتفرم‌هایی که قالب‌های آماده‌ی رهگیری پروژه دارند، می‌توان برای برنامه‌ریزی یک پروژه استفاده کرد. اینگونه افرادی که در جریان هر پروژه هستند، می‌توانند آن را رهگیری کنند، به ددلاین‌ها دسترسی داشته باشند و به سرعت با تغییرات کنار بیایند. برای مثال، اگر سایت شما بر روی وردپرس باشد، تیم می‌تواند از یک پلتفرم مدیریتی مناسب برای انجام فعالیت‌ها استفاده کند.

این شیوه‌ی شفاف مدیریت همچنین به کارمندان اجازه‌ می‌دهد تا فیدبک بگیرند و هر مشکلی را درجا شناسایی کنند. همچنین به طور کلی مدیریت پروژه بهتر می‌شود.

۴.وظایف را با ظرافت محول کنید.

از یک مدیر انتظار می‌رود که مسئولیت‌ها را بر اساس مهارت و تجربه واگذار کند. آن‌ها باید به تک تک اعضای تیم خود اعتماد داشته باشند که مسئولیتی که به آن‌ها می‌سپارند به سرعت و دقیق انجام شود. به طور ایده‌آل، هر عضو تیم باید حجم منطقی از مسئولیت داشته باشد.

با این وجود، بسیاری از مدیران در این حوزه مشکل دارند. در حقیقت، ۲۱% کارمندان معتقدند که حجم کاری آن‌ها اغلب اوقات غیرمنطقی است. تقسیم وظایف اشتباه باعث می‌شود که کارمندان انرژی خود را به سرعت از دست بدهند. یک تحقیق نشان داده که یک مسئولیت غیرقابل کنترل، دومین علت فرسودگی کارمندان است.

مدیران چطور می‌توانند از ظرفیت کارمندان خود آگاه بشوند؟ پاسخ داشتن گزارشی از کارهای محول شده به هر شخص و ددلاین‌های آن است.

۵.فیدبک ارائه دهید و ارزش کار کارمندان را بدانید.

فیدبک‌های سازنده دید خوبی به افراد می‌دهد؛ خصوصاً در مواقعی که نیاز به پیشرفت وجود دارد. فرقی هم نمی‌کند فرد مورد نظر مدیر باشد یا کارمند. همچنین کارمندان موقعیت خود را بهتر درک می‌کنند و می‌توانند نقشه‌ی راه دقیقی برای خود داشته باشند. تغییراتی که از این فیدبک‌ها حاصل می‌شود، می‌تواند به مدیران، کارمندان و تیم اجازه دهد بهتر فعالیت و اعتمادسازی کنند. مدیران کارآمد باید وقتی برای جلسات فیدبک مستمر کنار بگذارند. تحقیقات نشان می‌دهند که کارمندان فیدبک مستمر را دوست دارند. ۹۲% از آن‌ها معتقدند به چیزی بیش از یک گزارش عملکرد سالانه نیاز است. ۷۲% حداقل ماهی یک جلسه‌ی بازبینی می‌خواهند.

فاکنور مهمی دیگر در این حوزه، دانستن ارزش کار کارمندان است.

از آن‌ها تقدیر کنید و مطمئن باشید که تاثیر فوق‌العاده‌ای روی روحیات آن‌ها می‌گذارد. هرچه کمتر به آن‌ها یادآوری کنید که فعالیت‌های مفیدشان را می‌بینید، احتمال فرسودگی آن‌ها را پایین می‌آورد. طبق تحقیقات، کاهش این موضوع، ۴۵ الی ۴۸% شانس فرسودگی را افزایش می‌دهد.

۶.از پس چالش‌های کار از راه دور، بربیایید.

تا پایان ۲۰۲۱، تخمین زده می‌شود که ۲۵-۳۰% کارمندان آمریکایی بیش از یک روز در هفته دورکار بشوند. برای مدیریت یک تیم از راه دور، مدیران باید چالش‌های موجود را شناسایی و رفع کنند؛ آن‌ هم بیش از استخدام مجازی کارمندان. بعضی مشکلات رایج محیط کار شامل برنامه‌ریزی و ارتباط ناکارآمد می‌شود

علاوه بر این‌ها، مدیران باید نیازهای کار از راه دور کارمندان را در نظر بگیرند. برای مثال جلسات فیدبک، برای کارمندان دورکار حیاتی است. تحقیقات نشان می‌دهد که کارمندان دورکاری که فیدبک مثبت دریافت کرده‌اند، ۴.۶ برابر بیشتر با تیم همکاری می‌کنند.

مدیریت صحیح تیم‌ها هم برای تیم و هم برای ارگان بسیار پراهمیت است. مدیری که در حوزه‌های پایه‌ای مثل تعیین اهداف، تقسیم وظایف و ارائه‌ی مستمر فیدبک موفق باشد، با کارمندان تعامل بهتری خواهد داشت.

منبع: ۶ نکته‌ی کلیدی در مدیریت تیم‌ها