یک تیم ایده‌آل، از افرادی تشکیل می‌شود که می‌دانند چه کاری انجام می‌دهند. اعضای یک تیم ایده‌آل، از اهمیت خصوصیات اخلاقی، هماهنگ بودن، درک متقابل، جو مناسب و… در کنار مهارت‌ها و توانایی‌های حرفه‌ای مطلعند. مدیر یک تیم ایده‌آل، می‌داند چه چیز را در چه زمان باید از اعضا بخواهد. در یک تیم ایده‌آل، اصطکاک کمی وجود دارد.
تیم ایده‌آل یعنی چه؟
تا به حال با افرادی مواجه شده‌اید که با این که کارشان را بلد هستند و آن را دوست هم دارند، از محل کار خود متنفر هستند. آن‌ها مدیر خود را شایسته‌ی مدیریت نمی‌بینند. از دوباره‌کاری‌های فراوان می‌نالند و با هم‌تیمی‌های خود هیچ‌گونه رابطه‌ی غیرکاری ندارند. این افراد، اغلب قربانی یک تیم ناکارآمد شده‌اند. تیم‌های ناسالم، به بعضی از مهم‌ترین خصوصیات تیم، که هیچ ربطی هم به مهارت و شایستگی اعضای آن ندارد، بی‌توجهند. آن‌ها نمی‌داند که یک اثر هنری، چیزی بیش از مجموع جزئیاتش است و در زندگی تمام کارهای مهم، شبیه به یک اثر هنری هستند. مهم نیست چه قدر تک تک اعضا خوب کار می‌کنند؛ این در کنار هم بودنشان است که اهمیت دارد.
ارتباطات موثر
هر تیم ایده‌آل بر دو ستون اصلی استوار است. ارتباطات موثر، یکی از آن دو است. وجود ارتباطات موثر برای یک تیم حیاتی است چرا که ارتباطات ضعیف، یکی از عوامل اصلی فروپاشی تیم‌ها است. زمانی که اعضای یک تیم به درستی با هم ارتباط برقرار نمی‌کنند، روابط شخصی خیلی زود به بیراهه می‌رود. کارها درست انجام نمی‌شوند چون افراد حرف هم را درست نمی‌فهمند. هر فرد تصور می‌کند دیگری کارش را درست انجام نمی‌دهد. باید بدانیم وجود اهداف مشترک فایده‌ای ندارد زمانی که افراد با هم همبستگی نداشته باشند.
ارتباط موثر پایه و اساس تمامی اصول روابط کاری و اجتماعی است. اگر می‌خواهید تیمتان در گذر زمان دوام بیاورد و اعضای آن مدام عوض نشوند، باید ارتباطات موثر را به صورت سیستماتیک جا بیندازید. باید افراد را تشویق کنید که با هم وقت بگذارنند. حتی می‌توانید کارگاه‌ها و جلساتی در خصوص پرورش روابط اجتماعی، فن بیان، درک متقابل و… بچینید. سعی کنید برای اعضای تیم جا بیندازید که برقراری ارتباط، چه قدر برای کیفیت کار آن‌ها حیاتی است.
مسئولیت‌پذیری
هر فرد باید مسئولیت مشخصی داشته باشد و نقش خود در سیستم را بداند. شفافیت در نقش‌ها و مسئولیت‌ها باعث می‌شود تا هر فرد نقش خود را به درستی انجام بدهد چون می‌داند که برای هر اشتباه یا دیرکردی مسئول دانسته می‌شود. در مقابل اگر مسئولیت هر شخص گنگ و بیش از اندازه کلی باشد، رهگیری شیوه‌ی انجام هر کار و زمان انجام دادن آن‌ها، مشکل می‌شود و کارها بهینه انجام نمی‌شوند.
حقیقت این است که بیشتر ما اگر ددلاین مشخصی نداشته باشیم، در انجام کارها سستی می‌کنیم. به علاوه اگر مسئولیتمان بیش از اندازه گنگ باشد، هیچ وقت نمی‌توانیم تمام آن را به درستی انجام دهیم. این موضوعات علاوه بر ایجاد مشکل در شیوه‌ی پیشرفت پروژه‌ها، باعث می‌شود تا هرکس تصور کند دارد بیش از دیگری کار انجام می‌دهد. این حس «هیچ‌کس به اندازه‌ی من زحمت نمی‌کشد» اغلب باعث می‌شود تا افراد نسبت به مسئولیت خود سسست و کم‌حوصله شوند. یک تیم ایده‌آل، می‌داند اعضا برای فعالیت بهینه، باید چه چیزهایی را بدانند و تا چه اندازه مسئول دانسته شوند.
مسئول تمام‌وقت
هر تیم ایده‌آل به یک مسئول یا مدیر اصلی تمام‌وقت نیاز دارد. این شخص باید توسط تک تک اعضا به عنوان مسئول اصلی تیم، شناخته شده باشد. بسیاری از تیم‌ها مسئول مشخصی ندارند و همین چندگانگی در مدیریت، مصداق بارز مثل «آشپز که دو تا شد» شده و باعث پایین آمدن بازدهی تیم می‌شود.
در بسیاری از تیم‌ها داشتن مدیران و مسئولین متعدد، خصوصاً اگر اهداف و ایده‌آل‌های یکسان هم نداشته باشند، باعث از دست رفتن بیهوده‌ی زمان و انرژی و اصلاحیه‌های بی‌مورد می‌شود. به علاوه می‌تواند باعث شود تا به هر فرد بیش از حد توانش، مسئولیت واگذار شود.
علاوه بر این، ۸۰% تمرکز مدیر یک تیم، باید بر روی پروژه‌ی در دست باشد. اگر مدیر شما علاوه بر مسئولیت این تیم، مدیریت دو تیم دیگر را نیز برعهده دارد و یا در یک تیم دیگر نیز مسئولیت یا وظیفه‌ای را پذیرفته، تمرکز کافی برای مدیریت تیم را ندارد. این موضوع به از دست رفتن تمرکز تیم و ضعف در پیشبرد اهداف آن منجر می‌شود. کسی که تیم را در یک پروژه هدایت می‌کند، باید کاملاً بر روی اهداف آن تیم در آن پروژه متمرکز باشد تا بهترین نتیجه را بگیرد.
اهمیت دادن به احساسات
درست است که محیط کار جای روابط و تصمیمات بیش از حد احساسی نیست ولی با این حال نباید فراموش کنید که افرادی که شما با آن‌ها کار می‌کنید، همگی انسان‌هایی واقعی هستند نه ربات و هوش مصنوعی. افراد احساس دارند و مسلط‌ترین افراد هم نمی‌توانند کاملاً خود را از احساساتشان جدا کنند. چرا که احساسات خواه‌ناخواه راه خود را به تصمیمات منطقی ما پیدا می‌کنند.
شما نباید تصور کنید که می‌توانید محل کار خود را به کلی از احساس خالی کنید. اعضای تیم نمی‌توانند احساسات خود را دم در بگذارند و داخل شوند. به علاوه، احساسات اصلاً چیزهای بدی نیستند. احساسات ما را تحریک می‌کنند که کارهایمان را بهتر و بیشتر انجام دهیم. ما را به همکارانمان، اهدافمان، رویاهایمان و… گره می‌زنند. یک تیم ایده‌آل، تعادل را میان منطق و احساسات، برقرار می‌کند. به طوری که اعضای تیم هم مانند مشتریان، به تیم و کارهای آن، وابستگی داشته باشند.
وجود تعادل
یک کسب‌وکار از چرخدنده‌های متحرک زیادی تشکیل می‌شود؛ چرخدنده‌هایی با ابعاد و کارایی‌های متفاوت. هر کسب‌وکار، حتی یک استارتاپ کوچک، به مجموعه‌ای از چند مهارت نیاز دارد. نمی‌توان بدون مدیر، شخصی با دید اقتصادی و یا یک مسئول بازاریابی، یک استارتاپ تازه راه‌اندازی کرد.
با این وجود شاید تصور کنید که در یک تیم، این تنوع موقعیت‌ها وجود ندارد و جمع کردن آدم‌هایی با مهارت‌های کاملاً یکسان، مشکلی ایجاد نمی‌کند. ولی باید بدانید که در هر تیمی، به تعادل نیرو نیاز است. اگر می‌خواهید تیمی ایده‌آل و همه فن حریف داشته باشید، باید بتوانید بین نیروهای خود تعادل ایجاد کنید. این یعنی تیم شما باید مجموعه‌ای از افراد با مهارت‌های مکمل و تجربیات و زاویه‌دید‌های متفاوت را دور هم جمع بکند. وظایف این افراد مکمل هم است و تضمین پیشبرد صحیح اهداف.
تنوع در زاویه دید، تجربه و مهارت به تیم اجازه می‌دهد تا در مواجهه به مشکلات و چالشها، به شیوه‌های مختلفی با آن مواجه شوند و راحت‌تر بتوانند از پس مشکلات و چالشها بربیایند.
ضریب اتوبوس
ضریب اتوبوس فلسفه‌ی ساده‌ای دارد. این ضریب می‌گوید حداقل چند نفر باید به علت موقعیتی اضطراری از کار کردن باز بمانند تا پروژه متوقف شود. ضریب اتوبوس به ما دو نکته‌ی بسیار مهم را یادآوری می‌کند: ۱.اهمیت وجود افراد با مهارت‌های مشابه ۲.اهمیت به اشتراک گذاری اطلاعات میان افراد.
تصور کنید یکی از اعضای تیم به طور ناگهانی بیماری سختی بگیرد. یا تصادف کند و چند روزی از کار کردن باز بماند. اگر با حذف یک نفر از تیم، پروژه به کلی مختل می‌شود، شما ضریب اتوبوس پایینی دارید و این یعنی برای پیشامدهای ناگوار آماده نیستید. اگر می‌خواهید پروژه‌هایتان به آسانی از مدار خود خارج نشوند، به اشتراک گذاشتن اطلاعات در محیط کار را تشویق کنید و معمولاً برای انجام هر وظیفه، یک فرد جایگزین نیز در نظر بگیرید.
جو مناسب
در عموم تیم‌ها، جو در ظاهر عادی ولی در حقیقت بسیار مشکل‌دار و مسموم است. در مقاله‌ی قبلی، اهمیت وجود بعضی از خصوصیات و مهارت‌ها در اعضای تیم را ذکر کردیم. وجود این خصوصیات اخلاقی نظیر احترام گذاشتن به دیگران، داشتن فرهنگ نقد کردن و نقدپذیری، کمک به یکدیگر و داشتن روحیه‌ی یادگیری و یاد دادن همگی به ساخت جوی مناسب برای تیمی سالم و رو به رشد، حیاتی است.
علاوه بر نقش تک تک افراد در ساخت این جو با پرورش این خصوصیات اخلاقی رفتاری، مسئولین تیم نیز باید وجود خصوصیات فوق را تشویق کرده و از بروز خصوصیات متضاد با آن‌ها، جلوگیری کنند. برای مثال علاوه بر این که هر فرد باید تلاش کند تا به دیگران احترام بگذارد، بی‌احترامی به اعضای تیم نیز باید با برخورد شدیدی همراه شود. رمز موفقیت یک تیم ایده‌آل علاوه بر رعایت‌های فردی، وجود نظارت درست بر روی رفتار اعضا برای جلوگیری از ساخت جوی مشکل‌دار است.
درک متقابل
درک متقابل در اینجا، بیش از هرچیز به درک متقابل وظایف اشاره دارد. یک تیم ایده‌آل، باید در درجه‌ی اول بداند که هر شخص چه کاری انجام می‌دهد و چرا آن را انجام می‌دهد. اگر نمی‌توانید دلیلی مناسب برای وظیفه‌ای که بر عهده دارید پیدا کنید، هرگز نمی‌توانید آن را به بهترین شیوه‌ی ممکن انجام دهید. علاوه بر آن، وجود وظایف زائد که در راستای هدف اصلی ما نیستند، می‌تواند بیهوده بازدهی ما را پایین بیاورد.
پس بیش از هرچیز، باید بتوانید مسئولیت خود و دیگر اعضا را به آسانی تعریف کرده و دلیل آن را نیز ذکر کنید. در درجه‌ی دوم، اعضای تیم باید به هم اعتماد داشته باشند. کمبود اعتماد در میان اعضا، یکی از بزرگترین مشکلاتی است که هر تیم با آن رو به رو می‌شود. شما نمی‌توانید با هم در یک تیم کار کنید و به هم اعتماد نداشته باشید. اعتماد در میان اعضا باید به شیوه‌های مختلف ساخته شود تا کار آسان‌تر پیش برود.
وقتی اعضای تیم به هم اعتماد ندارند، در به اشتراک گذاشتن اطلاعات با یکدیگر مردد هستند. اغلب شفافیت فعالیت‌ها و اطلاعات در اینگونه تیم‌ها وجود ندارد که به پایین آمدن بازدعی منجر می‌شود. همچنین اعضای تیم حاضر نیستند تحت هیچ شرایطی مسئولیت خود را به دیگری واگذار کنند و ترجیح می‌دهند پروژه با تاخیر مواجه شود. به زبان ساده، عدم وجود اعتماد، ضریب اتوبوس شما را به حد خطرناکی پایین می‌آورد.
دید کلی مثبت
هیچ‌چیز مثل افکار منفی به سرعت پخش نمی‌شود. کافی است یک یا دو عضو تیم نسبت به شرایط کلی بدبین باشند یا احتمال موفقیت خود را پایین ببینند تا به سرعت این حس به تمامی اعضا منتقل شود. قرار نیست با انرژی رو به هم فریاد بزنید و شوق و اشتیاق مصنوعی بروز بدهید. ولی یادتان باشد که همواره با دیدی مثبت به توانایی‌های تیم و پروژه‌های در دست نگاه کنید. مسئولین تیم می‌توانند با استفاده از رنگ‌های شاد در دکوراسیون فضا، در اختیار گذاشتن امکانات مناسب، یادآوری موفقیت‌های گذشته، برگزاری جشن‌های مرسوم و ایده‌های مشابه، وجود این دید مثبت و رو به جلو را در میان اعضا تقویت کنند.
ارزش‌ها و معیارهای مشترک
هر شخص پیش از عضویت در هر تیم، باید ارزش‌ها و معیارهای آن تیم را بداند. خط قرمزهای حرفه‌ای و اخلاقی تیم، اهداف اصلی، مهم‌ترین خواسته‌ها، علت تشکیل تیم و… همه باید کاملاً شفاف باشد. اگر ارزش‌ها و معیارهای موفقیت تیم را قبول نداشته باشید، جای شما در آن تیم نیست. اعضای یک تیم باید بینشی نزدیک به یکدیگر داشته باشند.
آن‌ها باید بدانند هر تیم دقیقاً چه ارزشی را ارائه می‌کند و چه سودی برای جامعه یا قشر خاصی از آن دارد. به علاوه هر عضو تیم باید بداند که موفقیتش در تیم از دیدن مسئولان و دیگر اعضا، چطور سنجیده می‌شود و دقیقاً از او چه چیزی می‌خواهند. همچنین باید بداند که تیم دقیقاً به دنبال چه بازخوردی از مشتری است و چه چیزی از دید تیم، بازخورد مثبت محسوب می‌شود.
یک تیم، باید بداند که داشتن معیارهای متعدد موفقیت، باعث تضعیف تیم می‌شود. هرچه معیارهای شما بیشتر باشد، بیشتر از مسیر اصلی منحرف می‌شوند. درواقع با داشتن معیارهای بیش از اندازه، یا دنبال کردن معیارهایی که به اصطلاح ترند شده‌اند، شما ناخودآگاه از اهدافتان دور می‌شوید و چیزهایی را موفقیت می‌بینید که شما را به اهدافتان نزدیک نمی‌کنند. یک تیم ایده‌آل، ارزش‌های اصلی خود را می‌شناسد.
مدیریت زمان
خیلی ساده است که در یک تیم، زمان زیادی صرف چیزهای در ظاهر مهم ولی در حقیقت کم‌اهمیت شود. مثلاً این که مدام فیدبک بگیرید و مسائل را بازبینی کنید، عادتی حیاتی و لازم است. با این حال اگر تصمیم بگیرید هر شب یک جلسه بازبینی و نظارت داشته باشید، تنها حاصل آن بی‌ارزش شدن جلسات می‌شود.
رند فیشکین، کسی که به «جادوگر ماز» معروف است، یکی از بزرگترین فعالان حوزه‌ی سئو در دنیای امروز است. او معتقد است که رمز فیدبک گرفتن و نظارت موثر، نظارت در بازه‌های زمانی است که: ۱. به اندازه‌ی کافی کوتاه باشند که زود متوجه تغییرات بشویم. ۲. آنقدر فاصله داشته باشند که درگیر هیجانات لحظه‌ای یا تحلیل مسائل روزمره و پیش‌پا افتاده نشویم. بازدید مقاله‌های سایت خود را به جای هر شب، هر آخر هفته چک کنید. زمان بدهید تا هر رخداد اثر واقعی خودش را نشان بدهد و سپس آن را بررسی کنید.
از معجزات، دوران کرونا، حذف جلسات طولانی مدت حضوری از فرهنگ بسیاری از شرکت‌ها بود. افراد متوجه شدند بدون این که لازم باشد روزی دو ساعت را در جلسه بگذرانند هم می‌توانند با هم هماهنگ بمانند و کارها را درست پیش ببرند. زمان، بزرگترین دوست و خطرناک‌ترین دشمن شما است؛ مراقبش باشید.
تقسیم صحیح وظایف و ساعت کاری
هر شخص باید وظایف مشخصی داشته باشد. وظایفی که با خصوصیات شخصی و حرفه‌ای او تناسب داشته باشد. وظیفه‌ای که از نظر مدت زمانی با ساعت کاری آن شخص بخواند. اگر نتوانید هر وظیفه را به شخص درست محول کنید، کارها افت کیفیت شایانی خواهند داشت و هیچ‌چیز آن نتیجه‌ای را نمی‌دهد که دنبالش بودید.
هرچه بیشتر بهتر، یکی از نادرست‌ترین دیدگاه‌هایی است که می‌توانید در محل کار داشته باشید. اگر افراد ۲۳ ساعت از ۲۴ ساعت خود را به وظایف تیمی خود اختصاص می‌دهند، این عالی نیست! هشدار دهنده‌است. اگر برای یک پیج اینستاگرام به جای یکی یا دو گرافیست، شش گرافیست دارید، این سودمند نیست! مخرب است. برای هرچیزی یک عدد ایده‌آل وجود دارد که باید با تلورانسی مشخص، حول آن بمانید.
یکی از مهم‌ترین وظایف مسئول یک تیم، دانستن این عدد بهینه در خصوص ساعت کاری، تعداد کارکنان، تعداد پروژه‌ها و… است. سعی کنید آنقدر وظایف اشخاص را سنگین نکنید که بعد از مدتی به کلی ببرند. یا آنقدر آدم بر سر یک کار نگذارید که نصفشان بیشتر مواقع بیکار باشند. بهینه فکر کنید. بهینه عمل کنید. باهوش باشید.
کلام آخر
یاد بگیرید تا به‌روز بمانید. همه روزه مسائل جدیدی در خصوص ایده‌آل تیم، خصوصیات یک تیم ایده‌آل و… مطرح می‌شود، تحقیقات جدید انجام می‌شود و… در ضمن فرقی نمی‌کند مسئول یک تیم هستید یا یکی از اعضای آن. شما باید بدانید چه زمانی تیمتان ایده‌آلاست و چه زمانی نه. باید بتوانید تشخیص دهید خودتان یا دیگران، چه قدر برای یک تیم مناسب هستند. افراد باهوش و هوشیار، نسبت به اطرافشان آگاه هستند و تصمیمات درستی در خصوص آن می‌گیرند.