مکالمه تلفنی موثر ،مذاکره تلفنی ، فروش تلفنی

مکالمه تلفنی موثر یکی از انواع ارتباطات غیر مستقیمه. همونطور که می‌دونین به دلیل پیشرفت تکنولوژی و وجود گرفتاری های جور واجور، آدما تعاملات شون رو اکثراً با تلفن انجام می‌دن و حتی اکثراً برای مذاکره‌های خرید و فروش از تلفن استفاده میشه، اگرچه این مکالمه ها نمی‌تونن حس و حال و تعاملات رودر رو و مستقیم رو داشته باشن اما با بالا بردن کیفیت مکالمه تلفنی موثر می‌تونین یه ارتباط غیرمستقیم خوب و موفقیت آمیزی داشته باشین.

لزوم انجام مکالمه تلفنی موثر

 بعضی از کسب و کارها هستن که مشاورین فروش بیشترین زمان اداریشون رو به مکالمات و مذاکرات تلفنی میگذره؛ دونستن قواعد مکالمه‌ی تلفنی موثر نتیجه‌ی مذاکره رو تا حد خیلی زیادی به نفع شما تموم می‌کنه. به کارگیری روش درست برقراری مکالمه‌ی تلفنی جنبه های شخصیتی شما رو به نمایش میزاره و مخاطب حس خوبی از مکالمات شما می‌گیره. کسانی که تلفن ابزار کار اوناست و روزانه مجبورند ده‌ها بار با مخاطبین ارتباط برقرارکنن  باید به روش صحیح و با تمرکز بالا این کار رو انجام بدن.

 به روز کردن اطلاعات تخصصی(مثلا در مورد کسب و کارتون) و عمومی، استفاده از لحن و بیان خوب و غیره، منجر میشه یه مکالمه تلفنی موثر داشته باشین. همونطورکه می‌دونین برای مکالمات رو در رو هم از زبان بدن استفاده می‌شه هم لحن و نوع بیان، اما تو مکالمات تلفنی فقط لحن و تن صدای شماست که باید هر دو کار رو انجام بده؛ پس این خیلی مهمه که به مهارت مکالمه تلفنی موثر مسلط باشن.  فرد برای مذاکره‌ی تلفنی مطلوب باید به این موارد آشنایی داشته باشه؛

• مهارت های فن بیان.
• آشنایی با جمله هایی که گیرا و جذابن.
• دانستن عدم به کارگیری بعضی از جملات.
• آشنایی با نکاتی در مورد شروع و پایان مکالمه.
• مهارت به دست گرفتن رشته کلام. و غیره…

عواملی که بر مکالمه تلفنی تاثیر مثبت داره

• لحن بیان کلام و تن صدای شما شخصیت‌تون رو از پشت سیم‌های تلفن برای مخاطب تا حدود زیادی افشا می‌کنه. باطمآنینه و استفاده از کلمات خوب و همچنین صدای گرم و گیرا بر روی مخاطب تاثیر بیشتری بزارین.

برای اینکه فن بیان خوب و مکالمه تلفنی موثر رو ایجاد کنین،  تو دوره های آموزشی ثبت‌نام کرده و یا این که صداتون رو رکورد (ضبط) کنین و هر بار که گوش میدید ایرادات رو‌ برطرف کنین. این به شما کمک می کنه که تو مذاکرات و تعاملات غیر رو در رو مکالمه‌ی تلفنی موثر داشته باشین.

• شنونده خوبی باشین: یکی از نکات مهم مکالمه‌ تلفنی موثر اینه که، بیشتر از اینکه حرف بزنین باید شنونده خوبی باشین. به صحبت های طرف مقابل خوب گوش داده و بعد از دریافت سرنخ‌ها ماهرانه رشته‌ی کلام رو به دست بگیرین و نکات لازم رو عنوان کنین.  وقتی که مخاطب داره حرف میزنه سکوت شما باعث میشه اونم با اشتیاق به صحبت‌های شما گوش بده.

• طریقه‌ی استفاده از گوشی؛ نیمکره‌ی چپ مغز، مسئول اعمال تجزیه و تحلیلی، عقلانی، زبان و ارتباط کلامیه و اطلاعات دسته بندی شده‌ی منظمی رو تو خودش جمع کرده با گوش سمت راست‌تون با تلفن صحبت کنین.

 بعد از اینکه تلفن چند مرتبه (مثلاسه بار) زنگ خورد تماس پاسخ داده بشه و به یاد داشته باشین که با سلام و احوالپرسی متقابل، حس ارزشمندی به تماس گیرنده میدین. موقعی که صحبت می‌کنین مبادا چیزی میل کنین یا سیگار بکشین و یا اینکه همزمان با فردی که کنار تونه صحبت کنی. مخاطب این کار رو بی احترامی تلقی می کنه و احساس ناخوشایندی از این مکالمه بهش دست میده.

• به تماس گیرنده زمان بدید؛ با پرسش‌های احتمالی که عنوان می‌کنه، ممکنه ابهاماتی در مورد محصول شما داشته باشه با صبوری اطلاعات کافی رو تو اختیارش بذارین عجله کردن از کیفیت مکالمه‌ تلفنی موثر کم می‌کنه. و اثر مثبتی رو روی موضوع مذاکره نمی‌ذاره.

• حرفه ای عمل کنین؛ باید در مورد موضوعی که تماس گیرنده به خاطرش باهاتون ارتباط تلفنی برقرار کرده، آگاهی کامل داشته باشین، در غیر اینصورت مجاز نیستین نظر قطعی بدین، مخاطب رو به همکارتون ارجاع داده و یا اینکه اعلام کنین که تو اسرع وقت در مورد پرسش شما با دقت تحقیق کرده و جواب رو بهتون اعلام می‌کنم. مثل حرفه ای ها آداب مکالمه رو رعایت کنین تا یه مکالمه‌ی تلفنی موثر انجام بگیره

.

• کلمات و جملات رو آماده داشته باشین؛ وقتی شما شماره تلفن فردی را می‌گیرین باید از قبل برای مطرح کردن موضوع مورد نظر جملات واضح و خوبی رو آماده داشته باشین. در کمال ادب خودتون رو معرفی کرده و بگین که از چه سازمانی تماس می‌گیرین و برای چه کاری. مکالمه‌ی تلفنی موثر به جملات جذاب وگیرا احتیاج داره مثل روز بخیر. وقتتون بخیر.

• یادداشت نکات مهم؛ قبل اینکه شروع به شماره گیری تلفن فرد مورد نظر بکنین نکات مهم رو فهرست‌وار نوشته و کنار دستتون داشته باشین؛ چون ممکنه موضوعات مهم رو فراموش کنین. حفظ و بیان نکات کلیدی تو مکالمه‌ی تلفنی موثر خواهد بود.

مثلا؛ فردی بهتون سپرده بود که اگه ملکی رو با شرایطی ویژه که مورد نظرش هست رو سراغ داشتید بهش تلفن کنین و شما الان اون ملک رو تو فایل های فروشتون دارین، به مشتری زنگ می‌زنین و نکاتی که از قبل یاداشت کردین رو براش توضیح میدین، مثلاً این ملک توکدوم منطقه است، آیا تغییر کاربری داره یا نه، امتیازات ملک چیه و مواردی از این قبیل.

• نپرداختن به حواشی؛ اشغال نگه داشتن تلفن به‌مدت طولانی، کیفیت مکالمه ی تلفنی موثر رو پایین میاره. بنابراین صحبت هاتون روخلاصه وار اما کامل عنوان کنین  طوری که مطلب اصلی رو بیان کرده باشین.

• وقت شناس باشین؛ با کسی که تماس تلفنی برقرار می‌کنین باید موقعیت زمانی و مکانی اون رو هم در نظر داشته باشین. وقتی شخص به تماس شما پاسخ داد ازش بپرسین که آیا موقعیت صحبت کردن رو داره یا نه؟

اگه جوابش بله بود، ادامه بدین و اگه نه بود بگید که تو شرایطی مناسب حتما باهاتون تماس می‌گیرم. این موضوع به صورت عکس هم ممکنه اتفاق بیفته اگه کسی با شما تماس گرفت و دستتون بند بود یا جایی بودید که امکان صحبت نباشه معذرت خواهی کرده و بهشون بگید که تو اولین فرصت باهاشون حتماً تماس‌ میگیرید. یا براشون پیغام بزارید.

نتیجه گیری

هنر مکالمه تلفنی موثر ، چه برای کسب و کارها وحرفه‌ی فروشندگی و چه برای روابط اجتماعی بین انسان ها از مهمترین مهارت هاست. مذاکره‌ی تلفنی ممکنه کیفیت مذاکره ی مستقیم رو نداشته باشه اما با به کارگیری بعضی از اصول کاربردی می‌شه مکالمه تلفنی موثر رو برقرار کرد.